为了保证质量管理体系的有效运作和对质量管理体系所需要的过程的控制，必须形成文件，通过形成文件的程序，加以实施和保持，并不断加以改正。质量管理体系的文件要编制形成文件的程序的目的是:

1、文件发布前得到批准，以确保文件是适宜的;

2、文件得到评审，必要时进行修改并再次得到批准;

3、识别文件的现行修订状态;

4、确保在使用处可获得有关版本的适用文件;

5、确保文件保持清晰，易于识别和检索;

6、确保外来文件得到识别，并控制其分发;

7、防止作废文件的非预期使用，若因任原因而保留作废文件时，对这些文件加以适当的标识。

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