当一个组织从零开始建立QMS质量管理体系，或者推翻既有体系重建一个全新的 QMS 质量管理体系时，往往需要一个经验丰富的质量经理来确保工作顺利有效。如下四项基本原则可以帮助质检经理在空白“画布”上描绘质量管理体系的宏伟画卷。

一、简化程序

简化程序如何使建立的质量管理体系符合法律法规要求？最有效的办法是按照法律法规要求创建程序，或者采用符合法律法规要求的程序。聪明的人会把尽量多的要求纳入到一个程序中。不少因程序过多而夭折的新组织，其程序的复杂程度远远超出了法律法规的要求。

二、避免法律法规条款堆砌

程序语言的简化是实施一致性的最佳战略。如果你所在组织的SOP没有清楚指出如何实施工作任务，那就需要重新编写SOP。SOP无需通过堆砌法律法规条文来给合作伙伴、管理高层和审核员留下深刻印象，它必须是与法律法规要求相一致、简单易懂、一步接一步的程序。

三、突破质量术语缩写困境

质量术语的宣贯和理解是非常麻烦的事情。一个好的办法是，为每位员工提供一份包括术语准确释义的缩写词备忘单放在他们的办公桌上，以便随时查看。这个工作程序固然好，但如果新员工需要频繁查找某个缩写的释义，那么最好简化一下程序，删除这个拗口的缩写。

四、文件流转“加速跑”

对于拥有众多分支的大型组织，使用一套强大的电子文档管理系统是简化流程最有效的办法。

建设一套电子文档管理系统虽然非常昂贵，但是，从长远看，为了高效、省时，投资这样的系统无疑是值得的。然而，即使组织可承担巨额投资，盲目投资建电子文档管理系统同样不可取。

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