文件的编制过程不应该是对现有活动的写实，而应该成为一次增值的活动。为了实现高增值的目标，需要创造性的劳动，需要在文件编制时遵循以下重要的原则和原理。

一、符合性

QMS质量管理体系文件必须具有以下两个符合性：① 符合企业的质量方针和质量目标；② 符合质量管理体系标准的要求。

二、创新性

创新思维是持续改进的源泉； 创新会带来效益；

创新不只是限于新产品、新技术、新工艺、新材料等方面，在QMS质量管理体系的持续改进中，还要不断的强调管理的创新，以强化企业在市场中的竞争力，使顾客更为满意。

三、确定性

在描述任何质量活动过程时，都必须使其具有确定性。即必须明确规定何时、何地、做什么、由谁来做、依据什么文件、怎么做及应保留什么记录等，排除人为的随意性。只有这样才能保证过程的一致性，才能保证过程质量和工作质量的稳定性。

四、相容性

各种 QMS 质量管理体系有关的文件之间，应保持良好的相容性，即不仅要协调一致不产生矛盾，而且要各自为实现总目标承担相应的任务。从质量策划开始，就应该考虑保持文件的相容性。

五、可操作性

QMS质量管理体系文件必须符合企业的客观实际，具有可操作性。这是文件得到有效贯彻落实的重要前提。因此，编写人员应该深入实际进行调查研究，使用人员应该及时反映使用中存在的问题，力求尽快改进和完善，确保文件可操作且行之有效。当文件确实难以操作，而又未能及时发现问题时，首先是编写人员的责任、其次使用人员也负有未及时反馈消息的责任。QMS质量管理体系文件的可操作性要通过落实职责来保证。

六、系统性

QMS质量管理体系应该是一个由组织结构、程序、过程和资源构成的有机的整体，但在QMS质量管理体系文件编写的过程中，由于过程、要素及部门人员的分工不同、侧重点不同及其局限性，较难保持全局的系统性。因此，应该站在系统的高度，着重分厘清每个程序在组织中的作用，其输入、输出与其他程序间的界面和接口，并施以有效的反馈控制。此外，文件间的支撑关系必须清晰：质量管理体系程序文件要支撑品质手册、即对质量手册提出的各种管理要求都应作出各种具体的交待、有控制的安排；作业指导书应该支撑程序文件。系统管理要求分清文件的层次，保证每个文件的唯一性，加强系统协调，改善系统的综合性并实施动态管理。

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