质量管理系统 QMS 可以采取许多形式，因此， 与其定义它们如何被实施，不如定义它们的功能或者意图。简单地讲，一个质量管理系统的意图是要确保一个组织能一致地满足顾客的需要。

质量管理系统定义了组织如何运作， 以一致地满足顾客需要。很明显，组织有许多方式来达到这个目标，并且系统是针对于实施它们的组织的。然而，在大多数质量管理系统中，有许多共性：

1、它们涵盖了组织的大范围的活动：质量用一个很宽泛的术语来定义，并且不仅仅包括产品性能特点，而且还有顾客要求的服务特点(例如送货，支持等)。

2、一致的结果是至关重要的。质量管理系统侧重于工作流程的一致性。这通常包括使工作标准化的某种层次的文件管理。

3、质量管理系统强调对错误的预防，而不是依靠对错误的检查和反应。

4、要认识到不是许多系统在预防方面都是100％有效的，也需要强调可能遇到的问题的纠正措施。质量管理系统从某种意义上来说，是一个闭环系统。它们包括检查、反馈和纠错。

5、最后，大多数质量管理包括衡量指标的要素， 以证明它们的有效性和／或者发现问题。

尽管这些要素对许多质量管理系统来说都是共同的，单独的组织会采取不同的形式。

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