随着技术的进步，从繁琐的纸质质量管理系统过渡到更先进的电子质量管理系统. 基于纸张的质量管理系统过去在中型组织中非常普遍。毫无疑问，这样的系统可以成功地管理产品和过程质量。然而，它们显着增加了在现场人员不遵守QMS要求的风险，造成QMS的要求与现场形成二张皮的结果，文件化的 QMS 最终轮为应付客户或第三方审核的要求。

数字化质量管理系统相对于传统纸质质量管理系统的主要优势有：

1、连接组织、部门，系统协作

纸质 QMS容易将信息碎片化，并且可能扩大组织中不同部门之间质量体系协作的差距。从而使质量集成变得乏味、滞后、被动。然而，数字化的质量管理系统却可以使部门间的沟通无缝连接，以促进问题的解决或任务的及时跟进。

2、更好更先进的数据管理

纸质版的QMS系统，如果没有现场操作工或班组长的及时汇报与沟通，通常只能够通过日、周、月的统计频率来发现和识别问题与风险，当在解决问题过程中，需要资源投入时，还需要将数据做成各种分析表，以获得管理层的支持。

使用电子质量管理系统就可以对所有记录的数据进行实时管理。包括纠正和预防措施、变更管理、不合格品和客户投诉等，使用数据更加即时化、可视化，也更容易暴露问题及获得管理层的支持。

3、更快更好的可访问性

使用基于纸质的质量管理系统的缺点是存储和访问受限，尤其是变更后没有记录更改或由谁进行的更改，这样给工厂管理带来了极大的难度。但是，电子质量管理系统确保您只需拥有所需的访问代码和互联网连接，即可在任何地方轻松访问记录。它确保遵守记录保留政策并更有效地检索记录。

4、消除浪费

电子质量管理系统的实施可以节省的浪费有：纸张的浪费；时间的浪费；效果不理想；沟通成本的增加。

5、持续改进的管理

在纸质的质量管理系统中，质量经理很难实施持续改进计划，除非每个人都有高度的职业素养。缺乏可靠的闭环控制使得纠正措施难以实施，或者流于形式。但是电子化的质量管理系统可以有效的解决这个问题，通过软件平台使持续改进的过程更加可视化、即时化，计划的追踪与提醒不需要质量经理或质量工程师亲自去盯，一切交给软件平台，通过微信或邮件的自动提醒与报警，一切迎刃而解。

6、文件控制

在基于纸质的环境中，文件评审的审查周期可能很长且不可预测，并且基于纸质的文档控制程序也更容易出错。此类问题甚至可能会影响到组织对法规的遵守，并使其难以及时和可预测地实施改进计划。

7、指标

纸质系统使公司很难及时收集和了解关键运营指标情况。但是使用电子质量管理系统，可以几乎以尽可能快的速度检索数据，并且可以轻松访问各种指标。

8、纸质环境的高成本

纸质 QMS 的维护成本似乎很低。但是，由于组织花费大量时间来确保对此类系统的正确管理，因此存在大量隐藏成本。借助电子质量管理系统，您可以长期降低成本。

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